Документальное оформление в бухучете инвентаризации

Для чего нужна инвентаризация? Чтобы выявить расхождение между фактическими данными и отражением их в учете. С этой целью и производится ревизия и последующее документальное отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете.

Инвентаризацию нужно провести перед подготовкой годовых отчетов, чтобы удостовериться в полноте данных, отраженных в бухучете. Проведение

Инвентаризация активов и обязательств организации регламентируется ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» и пп. 26 — 28 ПБУ, утверждённого Приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н.

Для начала проведения инвентаризации необходимо:

1. установить график проведения инвентаризации;
2. создать инвентаризационную комиссию;
3. определить перечень имущества и обязательств для проверки;
4. издать приказ.

В ходе проверки Комиссия осуществляет документирование инвентаризации, заполняя следующие формы:

- Инвентаризационные описи и акты:

1. по основным средствам (№ ИНВ-1) и НМА (№ ИНВ-1а),
2. по товарно-материальным ценностям (№№ ИНВ-13, № ИНВ-4), в т.ч. принятым на ответственное хранение и находящимся в пути (№ ИНВ-5, № ИНВ-6),
3. по ценным бумагам и БСО (№ ИНВ-16),
4. по расчетам с дебиторами и кредиторами, поставщиками и покупателями, по задолженностям по займам и кредитам (№ ИНВ-17).

- При обнаружении расхождений между учетными и фактическими данными оформляют сличительные ведомости, в т.ч.:

1. по основным средствам и НМА (№ ИНВ-18),
2. по ТМЦ (№ ИНВ-19).

Итоговым документом проведенной инвентаризации является ведомость учета инвентаризации инвентаризационной проверки (форма № ИНВ-26).

Для заполнения формы № ИНВ-26 необходимо провести сверку между фактическими данными и данными бухгалтерского учета.

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации - в годовой бухгалтерской отчетности.

Отражение результатов инвентаризации - излишки

При выявлении излишков ТМЦ необходимо данные отразить в бухгалтерском учете на внереализационных доходах по рыночным ценам.

В бухгалтерском учете на основании инвентаризационной ведомости формируется оприходование излишком со следующем отражением на бухгалтерских счетах:

Дебет счетов 10 материалы, 41 товары, 43 готовая продукция, кредит счета 91.01 прочие доходы — оприходованы излишки ТМЦ.

Пример

ООО «Торговый Дом Свет» согласно учетной политике организации провело инвентаризацию товарно-материальных ценностей за 2022г. В ходе инвентаризации были выявлены излишки:

1. Лампочка – 5 штук по себестоимости 10 руб.
2. Потолочная люстра – 1 штука по себестоимости 500 руб.

Бухгалтер отражает следующие бухгалтерские проводки:

1) Дт 10 Кт 91.01 на сумму – 50 руб. – Оприходовали излишки ТМЦ;

2) Дт 41 Кт 91.01 на сумму – 500 руб. – Оприходовали излишки товара.

Обращаем внимание, что для налогового учета отражение результатов излишков является налогооблагаемой базой.

Отражение результатов инвентаризации - недостачи

Недостачи ТМЦ отражаются в бухгалтерском учете на счете 94 Недостачи и порчи ценностей.

В зависимости от причин недостач и порчи могут списаны на расходы продажи, производственные, виновных лиц и финансовый результат.

1. На счета учета расходов, связанных с производством, расходов на продажу, списывается недостача и потери ТМЦ по их фактической себестоимости. В бухгалтерском учете списание недостачи и порчи в пределах нормы естественной убыли отражается записью:

Дебет счетов 20 Основное производство, 26 Общехозяйственные расходы, 44 Расходы на продажу, кредит счета 94 Недостачи и порчи ценностей

Если сумма недостачи, выявленная при инвентаризации материальных ценностей, превышает нормы естественной убыли, то она относится на виновных лиц. При отсутствии норм естественной убыли при хранении вся сумма недостачи рассматривается как недостача сверх норм и списывается за счет виновных лиц.

Пример

ООО «Сладкая жизнь» провело инвентаризацию товарно-материальных ценностей за 2021г. В ходе инвентаризации была выявлена недостача сахара – 45 кг. по себестоимости 90 за кг. Согласно учетной политики нормы естественной убыли – 45 кг.

Бухгалтер отражает следующие бухгалтерские проводки:

1) Дт 94 Кт 10 на сумму 4050 руб. – списание сахара по фактической себестоимости в пределах установленных норм убыли.

2) Дт 20 Кт 94 на сумму 4050 руб. – отражены расходы в пределах естественной убыли.

Возмещение недостачи

Возместить потери, выявленные по результатам инвентаризации в бухучете можно тремя способами:

- за счет виновных лиц;

-при отсутствии виновных лиц;

-за счет излишков (пересортица).

Возмещение ущерба за счет виновных лиц в бухгалтерском учете отражаются проводкой:

Дебет счета 94 Недостачи и потери от порчи ценностей, кредит счета 73.02 Расчеты по возмещению материального ущерба.

Сумма ущерба определяется на основании данных бухгалтерского учета, на основании себестоимости ТМЦ.

В случае невозможности установления виновных лиц недостачи необходимо отнести на внереализационные расходы и сформировать проводки в бухгалтерском учете:

Дебет 91.02 Прочие расходы, кредит 94 Недостачи и потери от порчи ценностей

Пример

ООО «Сладкая жизнь» провело инвентаризацию товарно-материальных ценностей за 2021г. В ходе инвентаризации была выявлена недостача сахара – 53 кг. по себестоимости 90 за кг. Согласно учетной политики нормы естественной убыли – 45 кг. Сотрудник компании признался, что 5 кг. сахара использовал для собственных нужд и попросил удержать недостачу из заработной платы. По оставшейся недостачи виновных лицне выявлено.

Бухгалтер отражает следующие бухгалтерские проводки:

1) Дт 94 Кт 10 на сумму 4050 руб. – списание сахара по фактической себестоимости в пределах установленных норм убыли.

2) Дт 20 Кт 94 на сумму 4050 руб. – отражены расходы в пределах естественной убыли.

3) Дт 94 Кт 10 на сумму 450 руб. – списание недостачи по фактической себестоимости.

4) Дт 73.2 Кт 94 на сумму 450 руб. –отражена недостача винтованного лица.

5) Дт 70 Кт 73.2 на сумму 450 руб. – удержано из заработной платы сотрудника обнаруженной недостачи.

6) Дт 94 Кт 10 на сумму 270 руб. – списание недостачи по фактической себестоимости

7) Дт 91.02 Кт 94 на сумму 270 руб. – списание недостачи по отсутствующим виновным лицам и отнесена на расходы компании.

По решению руководителя организации на основании инвентаризации можно произвести пересорт излишков и недостач в отношении ТМЦ. Пересорт излишков и недостач возможен только при следующих условиях:

- излишки принадлежат к одной категории ТМЦ;

- их равного количества;

- излишки и недостача и образовались в одном и том же периоде.

Если хотя бы одно условие не выполняется, осуществить пересорт не получится. В таком случае нужно оприходовать излишки и списать недостачу.

Пример

ООО «Спортивный инвентарь» провело инвентаризацию и были выявлены следующие данные:

1. Желтая кепка – недостача 5 штук.
2. Красная кепка – недостача 7 штук.
3. Белая кепка – излишек 14 штук.

Бухгалтерские проводки:

1. Дт 41 Белая кепка Кт 91.01 - Оприходовали излишки белой кепки в размре 14 штук.
2. Дт 41 Желтая кепка Кт 41 Белая кепка – отражена пересортица в количестве 5 штук.
3. Дт 41 Красная кепка Кт 41 Белая кепка – отражена пересортица в количестве 7 штук.